Å ha ledet en telefonkonferanse gir deg en mulighet til å demonstrere din evne til å administrere og lede andre. Her er noen tips for å sikre at samtalen er vellykket og samtidig sikre deg presentere best mulig bilde av deg selv.
Trinn
- 1Tidsplan og plan. Vær oppmerksom på andres tidsplaner når du bestemmer deg på den tiden. Hvis andre deltakerne er i forskjellige områder, bedrifter eller, sørg for at du ikke blir forstyrret med sine planer. Unngå lunsjpauser, først i morgen samtaler, og samtaler som krever en deltaker til å arbeide etter vanlig arbeidstid.
- 2Sende ut en møteinnkallelse. Så snart du har bestemt deg for en tid, sender du en møteinnkallelse. Dette møteinnkallelse bør omfatte alt deltakerne og deltakerne vil kreve for å logge inn i samtalen (ringe i antall og passord) og en agenda med temaer som må diskuteres, inkludert en liste over oppgaver. Dagsorden skal dekke eventuelle spørsmål eller bekymringer du forventer fra andre medlemmer. Fokuser på de positive sidene først, og deretter dekke utfordringer og tilby løsninger eller ideer til å overvinne eventuelle hindringer du diskutere.
- Unngå å bruke en klient eller manager konferanse bro siden å logge inn tidlig kan avbryte en annen samtale eller koste kunden penger.
- Noen oppgaver du tilordner til noen andre bør diskuteres før du sender ut dagsorden. Det siste du ønsker å gjøre er å fortelle en klient eller leder at noen andre vil ha noe, når du ikke ber om at personen til å gjøre arbeidet enda.
- 3Lag en liste over deltakere, inkludert hvor de er fra og generell personlig informasjon du har om dem. Du kan bruke dette til å chatte mens du venter på flere deltakere til å delta.
- 4Send en påminnelse e-post dagen for samtalen hvis det er etter lunsj, eller dagen før hvis samtalen er planlagt i morgen. Dette vil bidra til å sørge for at alle kommer frem i tide. Du kan også bruke denne anledningen til å sende noen rapporter eller dokumenter som vil være nødvendig på samtalen. Hvis noen andre har opprettet disse materialene, sørg for å gi dem kreditt (eller hindre skylden faller på deg) ved å videresende meldingen de sendte til deg som inneholder dokumentene eller si "Jeg har lagt ved John rapport, som han skal gå gjennom på samtalen ". Det er ditt ansvar som leder av samtalen for å sikre at alle er på samme side, og at alle har fullført sine oppgaver før samtalen.
- 5Evaluere all informasjon du skal presentere.
- 6Starte samtalen. Være i tide. Logg deg på konferansen ringe 10 minutter for tidlig hvis mulig. Noen verktøy vil ikke la deg logge på før den tid planlagt og andre vil ikke la noen kommuniserer til en leder med et eget passord logger i. Pass på å teste broen på forhånd hvis du er ukjent med verktøy du vil bruker.
- 7Vanligvis vil minst en person være for sent, så har noen notater hendig å initiere small talk og unngå en lang stillhet i begynnelsen av samtalen. Sørge for at alle deltakerne blir introdusert (navn, tittel og den rollen de spiller) til noen de ikke er kjent med, spesielt kundene dine. Starte samtalen 3-5 minutter etter planlagt starttid når det er mulig, selv om alle deltakerne ikke er til stede.
- 8Følg din agenda - Du tok deg tid til å sette det sammen, så følg det. Pass på at du holder et øye med klokken som deltakerne ikke kan være i stand til å bo forbi den planlagte stopp tid. Vær klar over tid behovene til foredragsholdere. Det er din jobb å sørge for at alt er dekket.
- 9Holde fokus og ta notater. Unngå å bruke mute-knappen mens andre snakker om mulig. Folk på kontoret er mindre sannsynlighet for å avbryte deg mens du er på samtale hvis du ser ut som du er involvert. Dette er din mulighet til å vise hvor mye du vet om emnet du diskuterer. Ikke over lover og gjerne si at du vil komme tilbake til alle med svar på spørsmål du ikke var ventet.
- 10På slutten av samtalen, spør om noen har spørsmål og sørge for at de er besvart eller vil bli besvart etter samtalen. Hvis en oppfølging møte er nødvendig, planlegge dette før noen henger opp. Takke alle for deres tid og ønsker dem en god dag eller uke (slutten).
- 11Umiddelbart etter samtalen, lage en oppsummering og sende den til alle deltakerne. Dette oppsummering tjener to formål: 1) det sikrer alle forstår og har en liste over sine ansvarsområder og 2) det dokumenterer samtalen skriftlig i tilfelle det er noen uoverensstemmelser senere. Du kan finne du lagret mer enn én gang av en god samtale oppsummering. Husk å be om rettelser eller justeringer til oppsummering om noen er nødvendig.
- 12Etter samtalen følge gjennom! Pass på at du tar handling som omtalt og svare på eventuelle spørsmål i en rimelig tid. Hvis noen tidsfrister ble satt, møte dem. Hvis arbeid fra andre avdelinger eller ansatte ble lovet, være sikker på at den er levert.
Tips
- Her er en sjekkliste som dekker de elementene du trenger for en vellykket samtale:
- Planlegg en god tid for alle, med hensyn til tidssoner i internasjonale deltakere.
- Agenda
- Møte Invite eller Request
- Påminnelse e-post med noen rapporter eller dokumenter
- Småprat temaer for helt i begynnelsen av samtalen
- Titler, ansvar og navn på alle som trenger å bli introdusert
- Ring oppsummering
- Ikke glem å:
- Se på klokken
- Ta notater
- Følg med
- I en telefonkonferanse, deltakerne har en tendens til å sitte i "bakerst i klasserommet". Det er veldig vanskelig å få deltakelse. Vær proaktiv og stille spørsmål til bestemte personer. I stedet for å spørre om noen har noen spørsmål, spør en bestemt person relevant til temaet i diskusjonen et spørsmål, det vil si, "Bob, har du fått all den informasjonen du trenger for å lage emnet teksten?"
Advarsler
- Denne artikkelen er ikke tittelen "hvordan du kjører en vellykket samtale når du ikke aner hva du snakker om" eller "hvordan å håndtere sensitive spørsmål på en telefonkonferanse."
- Det kan være lurt å minne deltakerne om at de kan bruke mute, men de bør ikke sette samtalen på "hold" under møtet da dette vil mest sannsynlig innføre veldig distraherende musikk eller reklame til konferansesamtalen.